Verwaltungsprozesse in einzelnen Behörden des gleichen Behördentyps können sich unterscheiden – selbst dann, wenn sie eine identische Verwaltungsleistung umsetzen. Gründe dafür sind beispielsweise unterschiedliche Organisationsstrukturen oder verschiedene fachliche Interpretationen der Aufgabe. Daher bilden »Referenzprozesse«, die ja verwaltungsübergreifend gültig sein müssen, lediglich einen typischen Prozessablauf ab, ohne lokale Unterschiede zu berücksichtigen. Trotz dieser Vereinfachung reichen die Informationen zu Referenzprozessen in vielen Fällen beispielsweise für die Unterrichtung der Verwaltungskunden aus.
Sobald jedoch eine Verwaltungsleistung tatsächlich in Anspruch genommen wird müssen die Prozessinformationen genauer vorliegen: Der Referenzprozess muss so angepasst werden, dass lokale Spezifika Berücksichtigung finden – beispielsweise würde der abstrakte Behördentyp »Untere Wasserbehörde« im Referenzprozess durch eine Organisationseinheit der konkret zuständigen Behörde ersetzt werden, die als »Untere Wasserbehörde« fungiert. Dieser Vorgang wird als »Lokale Anpassung« bezeichnet.
Lokal angepasste Prozesse stellen also behördenspezifische Ausprägungen von Referenzprozessen dar.
Liegen die Informationen zu Referenzprozessen im landesweiten Prozessregister Sachsen vor, kann die lokale Anpassung erfolgen: Eine konkrete Behörde prüft anhand weniger Pflichtmerkmale, ob ihre lokalen Abläufe von denen der Referenzprozesse abweichen. Wenn Abweichungen deutlich werden, dann erfassen die zuständigen Behörden die abweichenden Informationen im Prozessregister. Ein »lokal angepasster Prozess« entsteht.
Für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie im Freistaat Sachsen im Jahr 2009 wird ein vereinfachtes Verfahren zur lokalen Anpassung genutzt: Lediglich einige wenige beschreibende Informationen zu einem Referenzprozess können (und müssen) geprüft und eventuell erfasst werden – beispielsweise lokal abweichende Kosten, Fristen oder Dauern. Mit dem vereinfachten Verfahren zur Lokalen Anpassung soll der Aufwand für die zuständigen Behörden minimiert werden.
>> Übersicht über alle lokal anpassbaren Prozessinformationen (PDF)