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Die sächsischen Pilotregionen dokumentieren alle Verwaltungsprozesse in der PICTURE-Notation. Auch das künftige Prozessregister Sachsen wird diese Notation verwenden.
In PICTURE werden Prozessinformationen auf zwei Ebenen erhoben: als Metainformationen zum Prozess und als Beschreibung der Ablaufstruktur der einzelnen Aktvitäten im Prozess.

Metainformationen

Metainformationen beschreiben den jeweiligen Verwaltungsprozess insgesamt. Dies können sehr vielfältige Informationen sein – etwa Informationen zur Dauer des Prozesses, zu den Beteiligten, zu Eingangs- und Ausgangsdokumenten oder – um beim Thema EU-Dienstleistungsrichtlinie zu bleiben – zur Relevanz des Prozesses für die Umsetzung der Richtlinie.

>> Dokumentation der Struktur der Metainformationen
(inkl. Vergleich mit »Pflichtmerkmalen« und lokal angepassten Metainformationen / PDF)

Ablaufstruktur

Mit der Ablaufstruktur des Verwaltungsprozesses werden die Aktivitäten der Verwaltung in ihrem fachlichen und zeitlichen Ablauf beschrieben. Dies kann in zwei Detaillierungsebenen geschehen:

Darstellung in Prozessschritten
Mit der Darstellung in stark vereinfachten Prozessschritten erhalten Verwaltungskunden einen Überblick über den Prozessablauf soweit er für das Verständnis des Prozesses aus Kundensicht wichtig ist.
>> Beispiel für eine Darstellung in Prozessschritten (PDF)

Darstellung in Prozessbausteinen
In der PICTURE-Notation werden die verwaltungsinternen Abläufe als Folge von normierten Prozessbausteinen beschrieben. Eine solche detaillierte Prozessbeschreibung dient u.a. als Grundlage für die zusammengefassten Darstellungen in Prozessschritten oder Prozessnetzen.
>> Beispiel für eine Darstellung in Prozessbausteinen (PDF)

Unterschiedlicher Detaillierungsgrad von Referenzprozessen

Für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie werden die relevanten Referenzprozesse in unterschiedlichem Detaillierungsgrad dokumentiert:

• Die Pilotregionen erfassen die Mehrzahl der Referenzprozesse vollständig – d.h. mit einem breiten Satz an Metainformationen und mit einer detaillierten Dokumentation der Ablaufstruktur in PICTURE-Prozessbausteinen. Dies betrifft insbesondere Prozesse der Kommunalverwaltungen und Kammern.
• Für alle anderen relevanten Verwaltungsprozesse wird nur ein landesweit abgestimmter Satz an Metainformationen – die sogenannten »Pflichtmerkmale« – erfasst. Für diese Prozesse stehen zunächst keine Informationen zur Ablaufstruktur zur Verfügung.