Die Idee, Pilotregionen zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie zu bilden, ist naheliegend: Über eine Pilotierung von Umsetzungsaufgaben soll der Aufwand für die öffentlichen Verwaltungen im Freistaat Sachsen insgesamt sinken. Indem Methoden und Lösungen zunächst pilothaft erarbeitet und danach allen Verwaltungen bereitgestellt werden, können aufwändige Mehrfacharbeiten vermieden und Probleme frühzeitig erkannt werden.
Aus diesem Grund wurde im »Grobkonzept zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie im Freistaat Sachsen« im Frühjahr 2008 eine Umsetzung über sächsische Pilotregionen geplant. Die sächsische Staatsregierung bestätigte dieses Vorgehen durch Kabinettsbeschluss im Juli 2008.
In den Pilotregionen sollen alle für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie relevanten öffentlichen Verwaltungen der Region – also Kommunalverwaltungen, Kammern, Verbände, relevante Bundes- und Landesbehörden – einbezogen werden. Die Arbeit in den Pilotregionen wird jeweils durch eine von den kommunalen Spitzenverbänden benannte Kommunalverwaltung koordiniert.
Im Freistaat Sachsen wurden drei Pilotregionen gebildet, die unterschiedliche Verwaltungsstrukturen repräsentieren: Mit der Landeshauptstadt Dresden ist eine kreisfreie Stadt, mit dem Vogtlandkreis und dem Landkreis Bautzen sind zwei Landkreise mit kreisangehörigen Gemeinden einbezogen. Damit können strukturelle Unterschiede im Verwaltungsaufbau bei der Pilotierung berücksichtigt werden.
Durch Beschlüsse der kommunalen Spitzenverbände wurden folgende Kommunalverwaltungen in den Pilotregionen mit der Koordination der Pilotprojekte beauftragt:
Die Gesamtprojektkoordination für die Pilotregionen obliegt der Landeshauptstadt Dresden.
Die Pilotregionen sollten ursprünglich sowohl Konzeptarbeiten übernehmen als auch konkrete Lösungen zur Umsetzung erarbeiten. Bedingt durch Verzögerungen im landesweiten Umsetzungsprojekt erwies sich eine Pilotierung in diesem Umfang jedoch als nicht möglich.
Das Sächsische Staatsministerium des Innern beauftragte die Pilotregionen im Mai 2009 mit dem Teilprojekt »Prozessdokumentation zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie«. Die operativen Aufgaben im Projekt werden dabei durch die Pilotregionen Dresden und Vogtlandkreis übernommen. Der Landkreis Bautzen sichert die Qualitätsprüfung der Projektergebnisse.
Die Dokumentation der EU-DLR-relevanten Verwaltungsprozesse geschieht nach folgender Methodik:
Zu aktuellen Informationen siehe:
>> Zeitplan und aktueller Projektstand.
Parallel zur Arbeit der Pilotregionen erfasst die Projektgruppe EU-DLR des SMI die relevanten Prozessinformationen für alle zuständigen Behörden außerhalb der Kommunalverwaltungen und Kammern (HWK, IHK).
Nach dem Abschluss der Arbeiten in den Pilotregionen muss ein Teil der erhobenen Informationen in einer nächsten Phase des landesweiten Umsetzungsprojektes in den konkreten Behörden »vor Ort« auf Abweichungen geprüft und daraufhin gegebenenfalls ergänzt werden. Im Ergebnis stehen die lokal angepassten Informationen über das Prozessregister Sachsen sowohl für den Einheitlichen Ansprechpartner als auch für alle weiteren zuständigen Behörden zur Verwendung bereit. Sie bilden zudem eine wesentliche Grundlage für die Informationsbereitstellung in den Service-Portalen der Verwaltungen – insbesondere im Landesportal Amt24.